Angenommen wir haben ein Datenpaket das folgendermaßen aussieht:
Diese Datei namens Transfer.txt muss nun in eine Excel-Datei umgewandelt werden. Als erstes öffnen Sie nun bitte das Excel-Programm mit einer neuen Excel-Datei und klicken im Menü unter DATEN den Untermenüpunkt EXTERNE DATEN IMPORTIEREN und dort den Unterpunkt DATEN IMPORTIEREN. Dann wählen Sie die Datenquelle aus. Oder mit anderen Worten, Sie sollten nun schon wissen, wo Sie Ihr Datenpaket, also sprich Ihre Editordatei mit den Datensätzen abgelegt haben.
Wenn Sie diese ausgewählt haben, erscheint dann ein neues Dialogfenster, das folgendermaßen aussieht:
Dieser sogenannte Textkonvertierungs-Assistent macht nun aus Ihrer Textdatei eine Excel-Datei. Sie klicken nun auf die Schaltflächer WEITER, um festzulegen, wie die Konvertierung, sprich die Umwandlung von statten gehen soll:
Wenn Sie gut aufgepasst haben, dann ist Ihnen sicherlich aufgefallen, dass unsere Textdatei die einzelnen Zellinformationen (Felder) nicht per Tap-Stopp, sondern mit einem senkrechten Strich getrennt hat. Deswegen wählen Sie statt Tap-Stopp auch ANDERE und setzen den senkrechten Strich ins vorgesehene Feld. Anschließend klicken Sie wieder auf die Schaltfläche WEITER und es folgt der letzte Schritt in der Textkonvertierung:
Bevor Sie jedoch auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN klicken, sollten Sie noch mal kurz in Ihre Wetware gehen und kurz darüber meditieren, wie Sie Ihre Daten in Excel vorfinden wollen. Beispiel: Die Postleitzahlen fangen in den neuen Bundesländern oft mit einer Null an. Die würde Excel jedoch nicht darstellen, wenn Sie dieses Feld der Postleitzahlen nicht im Datenformat der Spalten auf TEXT setzen. Also gehen Sie durch die DATENVORSCHAU und markieren alle Felder, die ein Textformat bekommen sollen auch als TEXT. Wichtig zum Beispiel auch bei den Vorwahlen von Telefonnummern, die ja alle mit einer Null beginnen. Die Null würde im Standarddatenformat nämlich einfach von Excel geschluckt. So gemein kann Excel sein! Sollten Ihnen doch noch weitere Gemeinheiten bei der Textkonvertierung begegnen, dann hilft Ihnen Ihr @-Coach, schnell, persönlich und direkt weiter.