Was ist EXCEL?

EXCEL ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Beim Öffnen von EXCEL wird der Unterschied zum Schreibprogramm besonders durch die Gitternetzlinien augenfällig. Diese „Gitternetzlinien“ sind Zellen. Und diesen Zellen verdankt EXCEL seinen Namen (executive cell). Und weil es sich bei diesen Zellen nicht einfach nur um leblose Kästchen handelt, sondern diese „Kästchen“ bereit sind, ganz bestimmte Funktionen zu übernehmen, spricht man auch von „ausführenden Zellen“. In diese Zellen lassen sich Befehle in Form von Formeln bearbeiten. Wie das geht, darauf kommen wir noch ausführlichst im Fortgeschrittenenkurs zu sprechen. Hier und jetzt geht es darum aufzuzeigen, dass EXCEL ZWAR EINE "SCHARFE SACHE", DENNOCH KEINE RASIERKLINGE IST...

EXCEL 97 beispielsweise kann bis zu 255 Tabellenblätter in einer einzigen Datei verarbeiten. In jedem Tabellenblatt finden sich 65.536 Zeilen und 230 Spalten. Macht summa summarum 15.073.280 operierende Zellen pro Tabellenblatt. Dementsprechend kann eine EXCEL-Datei 384.368.400 Zellen umfassen. Da fehlen demnach „nur eine handvoll Zellen“, um eine halbe Milliarde Einzelinformationen zu verarbeiten. Nicht schlecht, was? Allerdings sind diese Angaben reine Theorie. Und zwar deshalb, weil sich erst einmal so viele Einzelinformationen finden lassen müssen und wenn sie schon mal da sind, dann muß der Arbeitsspeicher und die Festplatte Ihres Rechners auch für eine solche Rechenleistung mit fast einer halben Milliarde Einzelinformationen ausgelegt sein...

Wenn Sie EXCEL öffnen, dann starten Sie erst einmal mit drei Tabellenblättern.

1. Hängeregister komplett nach links spulen
2. Hängeregister blattweise nach links spulen
3. Hängeregister blattweise nach rechts spulen
4. Hängeregister komplett nach rechts spulen
5. Anklicken zum Öffnen der Tabelle1
6. Anklicken zum Öffnen der Tabelle2
7. Anklicken zum Öfnnen der Tabelle3

Das entspricht der Möglichkeit, 65.536 mal 230 mal 3 Einzelinformationen anzulegen. Das macht auch immerhin satten Platz für 45.219.840 Einzelinformationen, reicht also aus, um die Vornamen der Hälfte aller Einwohner der Bundesrepublik zu erfassen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf Skizzenpunkt 6 oder 7 klicken (die Tabellenbezeichnung lassen sich auch ändern), öffnen Sie damit bereits die Tabelle. Wie in einem Hängeregister finden Sie die Tabellenbezeichnungen. Diese werden auch Reiter genannt. Wenn Sie einen der Reiter anklicken, dann können Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Tabellennamen UMBENENNEN. Sie können diesen Vorgang auch verkürzen, indem Sie per Doppelklick z. B. Tabelle1 markieren, um diese dann direkt umzubenennen.

Was ist der Unterschied zwischen EXCEL und WORD?

Dass WORD ein Schreibprogramm und EXCEL ein Tabellenkalkulationsprogramm ist und wir lieber auf die Gemeinsamkeiten als auf die Unterschiede im Laufe dieser Sitzung eingehen möchten, kann von didaktischer hoher Bedeutung sein. Gemeinsamkeiten, wie Unterschiede lassen sich sehr gut an der Menüführung beider Programme erkennen:

Aufbau eines EXCEL-Tabellenblattes

EXCEL ist im Prinzip aufgeteilt wie ein Schachbrett; nur um ein Wesentliches größer in der Anzahl seiner "Kästchen", die ab jetzt nur noch Zellen heißen sollten. Vielleicht kennen Sie auch das Spiel "Schiffe versenken". Wichtig ist vorallem zu begreifen, dass EXCEL in jeder Zelle Informationen verarbeitet. Wenn Sie beispielsweise in der Zelle A1 einen ausführlichen langen Text eingeben und dann in B1 ebenfalls einen ausführlich langen Text eingeben, dann könnte Ihnen bei der Betrachtung Angst und Bange werden, oder? Denn es sieht so aus, als sei Ihr Text in Zelle A1 abgeschnitten und ein wesentlicher Teil gelöscht worden. Diese Angst ergibt sich für Anfänger aus dem einfachen Grund, dass sie einen Fokus-Blick auf die Dinge werfen (ähnlich beim Zeitunglesen, wo einen ja auch nicht gleich der ganze Text eines Zeitungsblattes offenbar wird, sondern immer erst eine oder mehrere Schlagzeilen). Lassen Sie bitte Ihren Blick in der EDV-Arbeit über den ganzen Bildschirm schweifen, bevor Sie in Panik geraten...
Probieren Sie es aus und Sie werden sehen, dass in beiden Zellen Ihr Text vorhanden ist; wenn auch nicht unbedingt auf dem ersten Blick, so doch auf den zweiten. Achten Sie doch bitte einfach auf die Befehlszeile, denn dort finden Sie Ihren Text in voller Länge wieder.

Spalten und Zeilen bitte nicht verwechseln!

Wichtig ist, dass Sie bei EXCEL Zeilen und Spalten voneinander unterscheiden und dass Sie wissen wie eine Tabelle aufgebaut ist. Eine Tabelle kann univariat, bivariat oder multivariat aufgebaut sein. Das hängt von der Funktion der Datenverarbeitung ab. Univariat bedeutet, wenn nur die Spalte zur Informationsverarbeitung wichtig ist. Das kann zum Beispiel bei Ihrer Plattensammlung eine Rolle spielen, wenn Sie einfach nur eine Liste mit Interpreten (ohne weitere Details) zusammenstellen wollen.
Bivariat ist eine Tabelle aufgebaut, wenn Spalten und Zeilen miteinander korrespondieren. Das ist in den meisten Anwendungen der EDV der Fall. Einfachstes Beispiel ist ein Stundenplan.
Multivariat ist eine dreidimensionale Informationsverarbeitung, die eigentlich nur von wissenschaftlicher Bedeutung ist und einen sehr abstrakten Aufbau hat.
Bei EXCEL ist von einem Datensatz die Rede und gemeint ist eine Zeile oder es ist von einem Feld die Rede und gemeint ist eine Spalte.

Der Cursor bei EXCEL

Wichtig ist es gut mit dem Cursor unter EXCEL umgehen zu können, um somit schnell und effizient ganze Spalten oder Zeilen zu markieren, um diese dann in richtige Positionen zu rücken (Drag & Drop) oder ihnen mit entsprechenden Funktions- und Formatierungsmöglichkeiten ein effizientes und attraktives Äußeres zu verleihen.

Der richtige Umgang mit dem Cursor unter EXCEL ist von entscheidender Bedeutung.

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